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Como criar e manter uma cultura de melhoria contínua

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Apesar da complexidade da frase em si, o fenômeno é simples e difundido no trabalho de muitas organizações estrangeiras, tanto aquelas que aplicam métodos e princípios lean e Kaizen, quanto aqueles que não ouviram falar deles.

Melhoria contínua - não se trata apenas de uma identificação e eliminação constantes, tempestivas e sistemáticas das perdas, embora, obviamente, você não possa passar sem isso. Além disso, isso não é de forma alguma uma definição constante e solução de problemas.
Mas vamos falar sobre tudo em ordem.

Primeiro, vale a pena mencionar para algumas pessoas a noção familiar, mas para alguns, o conceito familiar de Kaizen, que na tradução significa mudanças (kai) para melhor (Zen), que é frequentemente traduzido como melhoria contínua (ver figura).

Esta é uma filosofia que se originou no Japão em meados do século passado, que se concentra na melhoria contínua dos processos de produção, desenvolvimento, processos de negócios auxiliares e gestão, bem como todos os aspectos da vida. A descrição mais detalhada da filosofia Kaizen é encontrada nos escritos de Masaaki Imai “Kaizen. A chave para o sucesso econômico do Japão ”,“ Gemba-Kaizen. O caminho para reduzir custos e melhorar a qualidade ". Melhorando tudo e sempre, melhorando pouco, mas regular e em direção ao objetivo - estes são os princípios fundamentais do Kaizen.

No site nós compartilhamos um longo nome doméstico "Melhoria contínua" e o profundo conceito japonês de "kaizen", apesar do fato de que na maioria dos casos eles podem ser sinônimos. A razão para isso é que, pelo termo “melhoria contínua”, queremos dizer o processo de melhoria contínua na organização, implementado por funcionários de todos os níveis: trabalhadores em seus locais de trabalho e gerentes em seus processos. Esse conceito não está ligado à filosofia, e o mecanismo de seu funcionamento consiste em um sistema simplificado de gerenciamento, motivação e controle.

Ao mesmo tempo, o conceito Kaizen deve ser considerada como uma filosofia de melhoria contínua, que está se formando entre o pessoal da empresa, afetando aspectos como melhoria de qualidades pessoais, conhecimento e habilidades.

Muitas empresas ocidentais estão constantemente melhorando, mesmo que nunca tenham ouvido falar de lean ou kaizen. E isso não é surpreendente - não precisamos saber o que é oxigênio para respirar. Aqui será muito apropriado comparar a importância do oxigênio para uma pessoa e a melhoria contínua de um empreendimento, o que, como nada mais, enfatiza o significado excepcional deste último. Basta lembrar os axiomas que não se desenvolvem - ele se degrada, quem pára - retrocede. Uma organização que não se desenvolve, consequentemente, torna-se incompetente e vai à falência. No mundo moderno, quando as necessidades dos clientes crescem em competição com as capacidades do mercado, muitas vezes ultrapassando as últimas, em organizações voltadas para crescimento e trabalho de longo prazo, em vez de lucros a curto prazo, atenção especial é dada à melhoria contínua. É por isso que muitas empresas cultivam uma cultura de melhoria contínua sem encontrar os conceitos de lean e Kaizen. Eles são obrigados a fazer isso não pelas tendências de produção da moda, mas pela dura realidade da concorrência no mercado.

Isso ocorre porque a melhoria contínua não é de forma alguma uma definição constante e uma solução de problemas. Claro que, sem resolver o problema, é impossível melhorar, pode ser comparado a correr com pedras em botas. A educação de uma cultura de resolução de problemas deve estar um passo à frente de uma cultura de melhoria contínua, para que o caos não melhore, o que, apesar do absurdo do enunciado, é frequentemente encontrado na prática.

Antes de melhorar o processo - deve ser estabilizado, para resolver problemas que surgem constantemente. Muitas vezes há situações em que, com problemas que surgem constantemente, a organização tenta não ficar parada e introduz melhorias, o que, por sua vez, não reduz o quanto, mas aumenta o número de problemas existentes.
Graficamente, a diferença entre resolução de problemas e melhoria contínua pode ser representada na forma do seguinte esquema (ver figura):

Como você sabe, o problema é um desvio do padrão, respectivamente, a solução para o problema é trazer algo (indicador, situação, até mesmo a localização dos objetos) para o padrão.
Melhoria é a melhoria do padrão, a busca e recuperação de alguns recursos ocultos, sua verificação e reflexão no padrão já novo e atualizado.
A partir da figura, torna-se claro que resolver apenas problemas e concentrando-se apenas sobre eles, é impossível alcançar resultados notáveis, é necessário melhorar constantemente. Você também pode entender a partir da figura que é impossível melhorar na presença de problemas não resolvidos, cuja aparência imprevisível periódica é um indicador direto da instabilidade do processo.

Motivar - envolver

A melhoria contínua é impossível sem as pessoas. Reconhecendo o fato de que devemos incentivar, motivar e engajar os colegas quando trabalhamos com melhorias contínuas, mostramos respeito por eles. Em uma filosofia enxuta, o respeito pelas pessoas é melhor demonstrado pela crença de que as pessoas que trabalham em processos são as melhores candidatas a melhorias.

  • Envolva partes interessadas adequadas em atividades de melhoria de processos e esteja aberto a novas sugestões e ideias.
  • Decida como você pretende gerenciar as informações nos quadros de informações de melhoria contínua / kaizn junto com aqueles que as usarão.

Um senso de propriedade é o resultado natural de melhorias que motivarão todos a participar de atividades de melhoria contínua.

Envolva - Meça

As pessoas interessadas avaliarão tudo ao seu redor e procurarão o potencial de melhoria, mas só farão isso se mostrarem verdadeiro respeito e ouvirem o que dizem. Envolva-os na avaliação, envolvendo ativamente os funcionários na atualização dos KPIs diários, acompanhando os números da produção, medindo os lead times e trabalhando no mapeamento dos fluxos de criação de valor. Certifique-se de visualizar indicadores. Quanto mais funcionários forem envolvidos na avaliação e mensuração, mais as pessoas entenderão e concordarão com os resultados.

Medida - Melhorar

Medições levam a melhorias. Torna-se claro para todos o que precisa ser melhorado.

Para manter a velocidade, devemos nos concentrar em implementar nossas melhorias o mais rápido possível sem comprometer a qualidade da solução. Se você precisar de uma equipe de projeto para implementar a melhoria, certifique-se de que o autor da ideia esteja entre os participantes do projeto.

Melhorar - Motivar

Ao introduzir melhorias, aumentamos a motivação e o engajamento. Nada em melhoria contínua motiva tanto a oportunidade de ver como suas idéias e propostas se transformam em benefícios significativos para seus clientes, sua empresa, seus colegas e para si mesmo.

O feedback é vital para criar um ambiente motivador e atraente. Com rápida implementação e feedback adequado, a motivação é aumentada e o ciclo se repete com energia ainda maior.

Conclusão

Não é por acaso que a melhoria contínua e o respeito pelas pessoas são os dois pilares do Tao Toyota. Se tirarmos pelo menos um suporte da estrutura, a casa vai desmoronar.

O respeito pelas pessoas é demonstrado através da melhoria contínua. Eu acredito que esta é uma característica importante da cultura da melhoria contínua.

Para mim, o ciclo “Motivar - Engajar - Medir - Melhorar” é uma combinação dos principais pilares do Toyota Tao e, portanto, serve como chave para construir e manter uma cultura de melhoria contínua.

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